دانلود رایگان ترجمه مقاله چگونگی عظیم بودن اطلاعات دارایی (سیج ۲۰۱۵)

مبتدی (مناسب برای درک مفهوم کلی مطلب) 

شما می‌توانید با حذف تکرار نقش ها و افزایش همکاری در سراسر مرزهای بخش‌های سنتی صرفه‌جویی کارآمدی را کسب کنید.
مدیریت مدارک، امنیت اطلاعات، تداوم کسب و کار، و مدیریت داده همه رشته‌هایی با ارتباطات داخلی هستند، که نیازمند هماهنگی برای تضمین محرمانگی، یکپارچگی، دسترس پذیری و در اختیار داشتن داده و محتوا که به صورت سازگاری در طول چرخه عمر خود مدیریت شده، هستند. همه این رشته ها مبنایی برای مدیریت دارایی اطلاعاتی و کاهش ریسک هستند.
عملکرد اصلی کار شبکه تعریف شده از پشتیبان‌ های “محلی” و کارشناسانی است که تضمین می‌کنند فعالیت ها در کارهای “کسب و کار معمولی” گنجانده شده است. به هر حال، حتی یک تیم اصلی قوی و قدرتمند مهم تر است، چرا که به سازمان ها فعالیت های بیشتری سپرده می‌شود و واحدهای تجاری باید پاسخگو باشند، خدمات استراتژی بحرانی، حاکمیت، ریسک و اطمینان را ارائه دهند.

اتصال به پایین
به گفته توماس جفرسون “در سوال از قدرت، اجازه دهید در مورد چیزی بیش از اعتماد به نفس صحبت کنیم، اما قدرت به شرارت ها و شیطنت‌هایی از زنجیره قانون اساسی پیوند خورده است”. این کمی بالاتر از بالا است، هنور ساختارهای حاکمیت باید در راستای تضمین اینکه رهبری، جهت دهی، پاسخگویی، پیاده سازی، گزارش دهی و نظارت بر مدیریت اطلاعات برنامه های فعال و بهترین برنامه های پایدار در حال اجرا وجود دارد، قرار داده شود. چیزهایی که باید برای پیوند مدیریت دارایی اطلاعات و آنچه در آن گنجانده شده است نظارت کنیم در زیر آمده است:
• مدیریت اطلاعات باید به عنوان یک عملکرد شرکتی شناخته شود، و با تعهدات سازمانی نسبت به حاکمیت اطلاعات و مدیریت اطلاعات (برای مثال اهمیت، و ترتیبی، برای تضمین مدیریت مناسب سوابق کلیدی) نشان داده شده در اسناد استراتژیک کلیدی، مانند برنامه شرکتی، همراه باشد.
• مسئولیت های اصلی مدیریت اطلاعات، همانطور که در بالا بحث شد، باید در درون سازمان نسبت داده شود، و یک فرد در سطح بالای مدیریت باید دارایی مسئولیت های استراتژیک کلی باشد. در کمترین حد، حمایت سطح مدیر عامل باید وجود داشته باشد، و با ساختارهای تحویل و گزارش دهی همراه باشد، و نظارت و بررسی موشکافانه را تضمین کند.
• باید یک استراتژی مدیریت اطلاعات وجود داشته باشد، که شامل اهداف خاصی است. اهداف شرکتی برای مدیریت اطلاعات به اهداف کسب و کار پیوند می‌خورند.
• نقش رئیس مدیریت اطلاعات باید به وضوح تعریف شود و برجسته باشد.
• تابع مدیریت اطلاعات، مدیریت شده توسط رئیس مدیریت اطلاعات، باید سطوح لازم حمایت سازمانی را برای اثربخشی آن دریافت کند.
• تابع مدیریت اطلاعات باید به وضوح مسئولیت ها و اهداف و منابعی که باید کسب شود را تعیین کند.
• فرمی از پنل های امنیتی و چالش ها برای ارائه دستگاه های مستقل و متخصص و نظراتی در مورد دامنه و جهت برنامه های مدیریت اطلاعات سازمانی وجود دارد.

کسب و کار معمولی
سیاست مدیریت اطلاعات نقش ها و مسئولیت های رئیس حامی/تابع، مدیریت ارشد، متخصص مدیریت پرونده ها و دیگر اطلاعات، مدیران واحد کسب و کار، کارمندان سیستم فنی و کارمندان را پوشش می‌دهد.
سیاست ها نیازمند چارچوب مرتبطی از استانداردهای حامی، رویه ها و راهنماهای پوشش دهنده همه جنبه های چرخه عمر اطلاعات، صرف نظر از رسانه یا فرمت هستند. اساسا، همه کارمندان مسئول و پاسخگوی حفظ سوابق کامل و دقیق از فعالیت های خود هستند. هرکسی نیازمند مدیر اطلاعات و یک کاربر اطلاعات است. به هر حال، مسئولیت های کاربردی روزانه برای فرآیندهای مدیریت اطلاعات- شامل حفظ رکوردهای دارایی، کاربر برتر بودن برای بخش سیستم های مدیریت پرونده های و اسناد الکترونیک (EDRM)، تلفیق سوابق مناسب برای آرشیو فیزیکی – می‌تواند به یک پشتیبان مدیریت بخش رکوردها/اطلاعات واگذار شود.
مهم است که نه تنها نقش ها و مسئولیت های اطلاعات تعریف شده است و برای تضمین حفظ رکوردهای موثر به همه سطوح سازمانی نسبت داده شده است بلکه روش ها و سیاست های منابع انسانی (HR) باید از شیوه های خوب پایدار در مدیریت اطلاعات حمایت کنند. این باید به عنوان بخشی از “کار روزانه” دیده شود و کاملا در فرآیندهای برنامه ریزی، نظارت و گزارش دهی در سازمان ادغام شود. پاسخگویی و حسابرسی مدیریت اطلاعات در سازمان باید به ضوح و به صورت رسمی تعریف شود و بخشی از سیستم ارزیابی عملکرد شرکت های بزرگ باشد.
مهارت های خاص و مسئولیت های خاص در رابطه با مدیریت اطلاعات باید شناخته شده باشد، و سازمان باید ارزیابی مهارت های مدیریت اطلاعات را انجام دهد و شکاف های بالقوه را شناسایی کند. روش ها و سیاست های منابع انسانی برای استخدام و حفظ کارمندان خوب و با کیفیت باید شامل تحلیل منظم نیازهای آموزشی مدیریت اطلاعات باشد. نقش‌‌ها و مسئولیت‌های زیر سطح استراتژیک در رابطه با مدیریت اطلاعات باید به وضوح تعریف و مستند شود و در شرح شغلی گنجانیده شود.
روش ها و سیاست های منابع انسانی باید شامل ایجاد و نگهداری یک الگو؛ مانند چارچوب رقابتی، برای شناسایی مهارت ها و دانش و صلاحیت شرکت های بزرگ مورد نیاز در مدیریت اطلاعات و پرونده ها باشد. رویکرد رقابتی باید شامل مشخصه های شغلی و فردی باشد و مسائل رشد و آموزش را بروز دهد.
شیوه ها و روش های سیاست منابع انسانی شامل بررسی معیارهای انتخاب برای پست ها با وظایف مدیریت اطلاعات برای تضمین صلاحیت فعلی با بهترین روش است. آن ها باید شامل ایجاد یک برنامه رشد حرفه ای برای کارکنان با ثبت وظایف مدیریتی باشند. سازمان باید آموزش هایی را برای تضمین اینکه همه کارمندان دارای مهارت و دانش لازم مرتبط با مدیریت اطلاعات هستند، ارائه دهند. ترتیباتی از شرکت های بزرگ برای تضمین اینکه ارائه آموزش مدیریت اطلاعات به صورت دوره ای ارزیابی می‌شود و برای پاسخ به نیازهای در حال تغییر تطبیق داده می‌شود، باید وجود داشته باشد.